Els documents administratius

Entenem per documents administratius tots aquells escrits en què l’emissor o el receptor és una persona que s’encarrega d’administrar una entitat pública (govern, diputació, ajuntament, institut, escola, etc.).

 

1. Característiques

 

• Estructura clara: l’estructura ha de permetre separar visualment les diferents parts del text. Cada document té un format propi.
• Registre estàndard: el registre s’ha de caracteritzar per la correcció lingüística i per un grau de formalitat mitjà i, en certs moments, mitjà alt.
• Tractament del receptor: el tractament que cal donar al receptor és el de senyor o senyora i el de vós (us comunico) o vostè (li comunico).
• To neutre i respectuós: tenint en compte que ens dirigim a una persona que ocupa un càrrec, l’estil ha de ser neutre i respectuós.
• Presentació: els documents s’han d’escriure en fulls DIN A4, amb el text emmarcat en marges d’uns 2 m i amb un cos de lletra de 10 o 12 punts.

 

 

2. Documents administratius més freqüents

 

• Instància o sol·licitud: document en què se sol·licita alguna cosa.
• Carta: document que serveix per demanar informació, contestar un escrit que s’ha rebut, manifestar una queixa, etc.
• Recurs: document en què es demana l’anul·lació o la modificació d’una sentència o d’una sanció.
• Certificat: document en què es fa constar de manera oficial allò que consta en els arxius d’una entitat administrativa.
• Acta d’una reunió: document en què es fan constar els temes tractats i els acords presos en una reunió.
• Citació: document en què es fa constar el lloc, el dia i l’hora en què un ciutadà o una ciutadana s’ha de presentar davant una autoritat administrativa.
• Convocatòria: document en què es fa constar el lloc, el dia i l’hora d’una reunió, i també l’ordre del dia (els temes a tractar).
• Invitació: document en què s’invita algú a un acte públic o oficial.

 

Els documents administratius que els ciutadans hem de redactar amb més freqüència són la instància i la carta; però, d’altra banda, moltes institucions demanen que omplim formularis diversos per tal d’inscriure’ns en una activitat, demanar una beca, fer una reclamació, etc.

 

 

• 2.1. La instància

 

Una instància és una sol·licitud escrita que un ciutadà o una ciutadana adreça a la persona responsable d’una entitat pública.

  

• 2.2. La carta

 

Una carta és una comunicació escrita de contingut variable que, per tant, permet tractar qüestions molt diverses: demanar informació, contestar un escrit que s’ha rebut, manifestar una queixa, fer una proposta, mostrar agraïment, fer una invitació, etc.

 

• 2.3. Els formularis

 

Els formularis són impresos que hem d’omplir amb les nostres dades per tal de deixar constància d’allò que volem comunicar a una entitat pública. Els formularis són molt freqüents en l’àmbit de l’educació (preinscripció i matrícula, sol·licitud de beques, inscripció en activitats escolars o extraescolars), en l’àmbit sanitari (sol·licitud de targeta sanitària, sol·licitud de canvi de metge) o en l’àmbit municipal (sol·licitud d’alta en el cens, sol·licitud de permís d’obres).